Organizację wszelkiego mityngu, swobodnie od jego formatu a także komplikacji, należy rozpocząć od obmyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odzew na kluczowe pytania dotyczące wyczekiwanego zjazdu. Motyw zjazdu powinien bywać pasjonujący dla możliwych słuchaczy jak również reagować na przymusowości rynku. Od jego typu zależy to, kogo ściągniemy do udziału w charakterze referentów. Znakomicie było aby również zjednoczyć tematykę wydarzenia z charakterem terenu, jeśli planujemy konwencję tyczącą się rozwoju, nowiutkich technologiach albo też nowinki zatem zadbajmy o dobór współczesnego serca konferencyjnego. Powodzenie zdarzenia w faktycznej wielkości zależy od selekcji miejsca, w jakim zostanie ono przygotowane. Lokowanie sympozjum posiada duże przesłanie zarówno dla lektora, jak i dla jego uczestników. Fundamentalnym działaniem jest wygląd i jakość obszaru, do jakiego zaprosimy odbiorców, ponieważ podpowiada ono o naszym stylu jak również określa autorytet epizodu. W chwili mityngu na bieżąco sprawdzajmy jego przebieg. W momencie wystąpienia dodatkowych akcji, poprośmy o wsparcie kontrahentów z namiaru terenu konferencyjnego.